Privacyverklaring Werknemers

PRIVACYVERKLARING

Zaandam 14 januari 2020

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, uitzendkrachten, stagiaires en werknemers. 

Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers.

Gelet op deze noodzaak bent u (of de uitzendorganisatie) verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst met u niet aangaan en uitvoeren of niet aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

Bent u werknemer of stagiair, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:

  1. de behandeling van personeelszaken;
  2. het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
  3. het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als werknemer of stagiair.

Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure en de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen. Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en

voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst. Bent u een medewerker dan kunnen wij uw vingerafdruk gebruiken i.v.m. aanwezigheidsregistratie.

Doorgifte aan derden
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst. Het gaat onder meer om de volgende partijen:

  • de Belastingdienst;
  • het UWV;
  • onze arbodienst/bedrijfsarts;
  • de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
  • het Pensioenfonds;
  • de leasemaatschappij;
  • onze accountant;

Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals bijvoorbeeld het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst. 

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren, zoals bij doorgifte aan het pensioenfonds. 

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht wettelijk verplichte werkzaamheden uitvoeren, zoals de accountant. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant bezit.

Voor het aanvragen van visa en voor het reserveren van hotels en auto’s e.d. in het buitenland maken wij, na toestemming, incidenteel gebruik van uw gegevens.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Wij hebben bij deze doorgifte een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk 1 jaar na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u aangeeft dat deze gegevens eerder moeten worden verwijderd. 

De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. 

Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk 7 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak of wanneer er sprake is van een in de toekomst doorlopende verplichting (zoals het handhaven een concurrentiebeding). Bij ‘andere gegevens uit de personeelsof loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Vindt u dat wij onjuist omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. 

U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing. 

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: J&D b.v., G.J. Beeldman, Zuiddijk 416, 1505 HE Zaandam of mailen naar privacy@jansensanddieperink.com. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Cookies 

Wat zijn cookies?
De website van Jansens & Dieperink gebruikt cookies. Een cookie is (deel van) een tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Bij elk volgend bezoek worden de cookies teruggestuurd naar de website waar ze vandaan komen of naar een andere website die ze herkent. U kunt in uw browserinstellingen aangeven welke cookies u wilt accepteren. Wij gebruiken op onze website de volgende cookies: 

  1. Functionele of technische cookies
    Deze cookies zijn noodzakelijk om u de diensten en functionaliteiten te kunnen leveren waar u om hebt gevraagd. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
  2. Analytische cookies
    Analytische cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over het gebruik van de website. Gemeten wordt hoeveel bezoekers de website bezoeken en op welk tijdstip de website en -pagina's worden bezocht. De verzamelde gegeven worden gebruikt om de inhoud van de website optimaal af te stemmen op de wensen de behoeften van de bezoekers.
  3. Tracking cookies (cookies van derden)
    Met uw toestemming plaatsen wij tracking cookies op uw computer. Met deze cookies kunnen we uw surfgedrag op onze website volgen en daaruit afleiden waar uw interesses liggen. Met deze informatie kan de webcontent op u worden afgestemd en een beoordeling worden gemaakt welke dienstverlening interessant voor u kan zijn. 

Facebook pixel
Onze website maakt ook gebruik van de Facebook pixel. Deze pixel gebruiken wij voor remarketing doeleinden buiten onze website. De cookies die hiervoor gebruikt worden slaan analytische informatie op. Ook wordt door deze pixel het gedrag van gebruikers bijgehouden na het zien of aanklikken van een Facebookadvertentie. De gegevens worden door Facebook opgeslagen en kunnen gebruikt worden voor eigen reclamedoeleinden. Meer informatie over het privacybeleid van Facebook vindt u hier.

Google maps
Wij maken ook gebruik van Google Maps. Google Maps is een kaartenservice die wordt aangeboden door Google. Google Maps houdt cookies bij voor het onthouden van voorkeuren en bezoekersanalyse. Jansens & Dieperink kan niet zien wie (eigenlijk: welke pc) de kaart bezoekt. Google kan dat als aanbieder wel. Bij het gebruik van Google Maps worden verschillende cookies geplaatst, bijvoorbeeld om het zoom-niveau te onthouden.
Meer informatie over het privacybeleid van Google vindt u hier.

Cookies weigeren 
Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. u kunt zelf beslissen of u cookies wilt accepteren of weigeren. U kunt uw browser zo instellen dat u op de hoogte gebracht wordt wanneer er cookies geplaatst worden. Daarnaast kunt u het gebruik van cookies uitzetten in uw browser. Klik op een van onderstaande links voor uitleg hoe u dit doet.

Houd er rekening mee dat wanneer u onze cookies verwijdert of toekomstige cookies uitschakelt, u mogelijk geen toegang meer heeft tot bepaalde onderdelen of functies van onze websites.